Kassenprüfung: Finanzämter wenden Nachschau immer öfter an

In der Praxis der Betriebsprüfung legen Betriebsprüfer den Prüfungsschwerpunkt oft auf die Kasse. Da die Vorschriften zur Kassenführung in den letzten 10 Jahren immer strenger geworden sind, gibt es zahlreiche Fälle, in denen diese Formalitäten nicht erfüllt worden sind. Es spielt keine Rolle, ob hierfür eine Entschuldigung besteht oder nicht. Das Steuerrecht ist insofern verschuldensunabhängig. Entscheidend ist, ob die Regelungen zur Kassenführung eingehalten worden sind oder nicht. Betroffene Unternehmer sollten daher wissen, was sie erwarten kann. Da eine Kassen- bzw. Betriebsprüfung oft erst nach Jahren beginnen, kann es dann bereits zu spät sein:

Wenn der Unternehmer die Kasse jahrelang unzutreffend führt (hierbei spielt der Grund keine Rolle), kann das Finanzamt im Einzelfall die Befugnis zur Hinzuschätzung haben. Dann kann es zu ganz erheblichen Hinzuschätzungen kommen. Wird zudem der Vorwurf des Vorsatzes erhoben, kann sich diese Verjährung sogar auf einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren erstrecken.

Die Praxis zeigt, dass Betriebsprüfer bei einer Kassenprüfung in zwei Stufen vorgehen:

Zunächst kommt es zu sogenannten Vorermittlungen. Der Prüfer wählt bestimmte Betriebe aufgrund bestimmter Hinweise bzw. Auffälligkeiten aus. Diese können sich beispielsweise aufgrund von Kontrollmaterial oder auffälligen Steuererklärungen ergeben. Dann wird sich der Kassenprüfer in dem betreffenden Betrieb während der üblichen Geschäftszeiten ein Bild der äußeren Abläufe bei der Kassenführung machen. Hierbei wird der Prüfer insbesondere folgende Fragen beachten:

• Wird in dem Unternehmen jeder Vorgang in der Kasse erfasst?
• Wie viele Kassen sind erkennbar?
• Bekommt jeder Kunde einen Kassenbon?
• Wird die Trennung der Entgelte in 97 % evident fehlerhaft vorgenommen (ein Indiz hierfür kann z. B. sein, wenn stets die Taste 7 % (Prozent) gedrückt wird obwohl auch Tische in dem Gastronomiebetrieb vorhanden sind).
•  Welcher Art sind die Kassen (handelte es sich z. B. um eine offene Ladenkasse? .

Aufgrund der vorgenannten Informationen wird sich der Kassenprüfer ein Bild machen, ob er eine Nachschau im Betrieb für steuerlich sinnvoll ansieht.

Die eigentliche Nachschau im Betrieb beginnt erst dann.

Hierbei erscheint der Prüfer meist in Begleitung eines anderen Beamten im Betrieb. Anders als im oben genannten ersten Schritt wird sich der Prüfer neu ausweisen. Problematisch ist allerdings, dass mittlerweile manche Trickbetrüger die Unerfahrenheit und den Überraschungsmoment ausnutzen, indem sie von sich selbst behaupten, im Auftrag des Finanzamtes eine Kassenprüfung vornehmen zu wollen. Die Prüfer sind zwar verpflichtet, ihren Dienst Ausweis vorzulegen. Dieser ist jedoch leicht zu fälschen. Daher sollte gefragt werden, ob ein sonstiges Dokument vorliegt (wie z. B. ein schriftlicher Prüfungsauftrag des Vorgesetzten). Nun wird der Kassenprüfer den Unternehmer bitten, ihm sämtliche Organisationsunterlagen der Kasse zu übergeben.

Hierzu gehören z.B. die Verfahrensdokumentation, die Bedienungsanleitung und die Einrichtungs- und Programmierprotokolle.

Hier scheidet sich oft bereits die Spreu vom Weizen. Denn werden die vorgenannten Unterlagen nicht vorgelegt, hat der Unternehmer bereits schlechte Karten beim Finanzamt. In den meisten Fällen kommt es dann zu einer Betriebsprüfung, die nicht selten zu erheblichen Hinzuschätzungen führt. Dann stellt sich die Frage, ob ein Einspruch gegen die Schätzbescheide sinnvoll ist. Weiterhin wird der Kassenprüfer bitten, Zugriff auf die Kasse nehmen zu dürfen. Denn er möchte sich ein eigenes Bild von der technischen Einrichtung und den Abläufen machen. Ein Stolperstein ist der Kassensturz. Kommt der Kassenprüfer zu Zweifeln an der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, so wird er meist einen Kassensturz vornehmen lassen wollen. Dies ist in der Praxis jedoch oft nicht so einfach durchzuführen, beispielsweisem wenn eine Reihe von Kellnern gleichzeitig tätig sind. Auch ist darauf zu achten, dass alle Tische abgerechnet worden sind, bevor der Kassensturz gemacht wurde. In der Praxis bedeutet daher ein Kassensturz eine erhebliche praktische Belastung der betrieblichen Abläufe. Werden hierbei nicht die Voraussetzungen für einen ordnungsgemäßen Kassensturz geschaffen, können sich ungerechtfertigte Unklarheiten einschleichen.

Hinweis zur Kassenführung seit Neuregelung der Kassenschau

LHP aus Köln weist darauf hin, dass die Kassenführung spätestens seit der Neuregelung der Kassenschau und der Einzelaufzeichnungspflicht in § 146 AO besondere Aufmerksamkeit des Unternehmers erfordert. Hinzuschätzungen sollten vermieden werden.