BFH: Regeln für die Speicherung von Daten in der Betriebsprüfung

Mit der Prüfungsanordnung verbindet die Betriebsprüfung oft die sog. Aufforderung zur Herausgabe von elektronischen Daten gem. § 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO). In der Praxis stellt sich für manche Unternehmen die Frage: Wie lange und wo darf die Betriebsprüfung diese herausgegebenen (sensiblen) Daten speichern bzw. aufbewahren? Der Bundesfinanzhof hat mit einem Urteil Klarheit geschaffen.

Am 19.8.2015 wurde sein Grundsatzurteil veröffentlicht. Der BFH stellte klar, dass die Finanzverwaltung die Herausgabe digitalisierter Steuerdaten zur Speicherung und Auswertung auf mobilen Rechnern der Prüfer nur verlangen könne, wenn 1. Datenzugriff und Auswertung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen oder 2. in den Diensträumen der Finanzverwaltung erfolgen (örtliche Grenzen). 3. Außerdem gibt es eine zeitliche Grenze: Die Speicherung von Daten sei über den tatsächlichen Abschluss der Prüfung hinaus nur zulässig, soweit und solange die Daten noch für Zwecke des Besteuerungsverfahrens (z.B. bis zum Abschluss etwaiger Rechtsbehelfsverfahren) benötigt werden. (BFH, Aktenzeichen: VIII R 52/12). Hinweis der Steueranwälte aus Köln: Dieses grundlegende Urteil wird Auswirkungen auf die Praxis von Betriebsprüfungen haben. Aufforderungen zur Herausgabe der Daten müssen gemäß dem BFH-Urteil sinngemäß die einschränkende Formulierung beinhalten, dass die o.g. Grenzen der Speicherung bestehen. Ansonsten ist die Aufforderung rechtswidrig und anfechtbar. Dies gilt zumindest, wenn diese Grenzen streitig sind. Ohne Zustimmung des Mandanten (Unternehmer) dürfen Betriebsprüfer die Daten nicht länger als oben genannt aufbewahren oder zu Hause bearbeiten (sog. Home Office). In Einzelfällen bietet es sich nach einer Abwägung der Interessen des Mandanten an, ggf. die Aufforderung bzw. Prüfungsanordnung anzufechten. Ein Einspruch sollte im Rahmen einer Betriebsprüfung allerdings nicht vorschnell erfolgen. Unklar ist, ob Steuerberater schon aus berufsrechtlichen Gründen eine rechtswidrige Aufforderung, die die o.g. Grenzen nicht aufführt, anfechten müssen (zwecks Sicherung des Datenschutzes zugunsten des Mandanten). Unser Rechtsanwalt Dirk Beyer bespricht dieses Urteil in der Fachzeitschrift NWB Nr. 36, Jahrgang 2015, S. 2622. Ob sich aus diesem BFH-Urteil zudem Nutzen im Rahmen einer Selbstanzeige bei Betriebsprüfung ziehen lässt, diskutiert Dirk Beyer zudem in der Fachzeitschrift AO-StB 2015, Heft 10.

Mit der Prüfungsanordnung verbindet die Betriebsprüfung oft die sog. Aufforderung zur Herausgabe von elektronischen Daten gem. § 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO). In der Praxis stellt sich für manche Unternehmen die Frage: Wie lange und wo darf die Betriebsprüfung diese herausgegebenen – sensiblen – Daten speichern bzw. aufbewahren?

Der BFH hat mit einem Urteil Klarheit geschaffen. Am 19.8.2015 wurde sein Grundsatzurteil veröffentlicht. Der BFH stellte klar, dass die Finanzverwaltung die Herausgabe digitalisierter Steuerdaten zur Speicherung und Auswertung auf mobilen Rechnern der Prüfer nur verlangen könne, wenn

1. Datenzugriff und Auswertung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen oder
2. in den Diensträumen der Finanzverwaltung erfolgen (örtliche Grenzen).
3. Außerdem gibt es eine zeitliche Grenze: Die Speicherung von Daten sei über den tatsächlichen Abschluss der Prüfung hinaus nur zulässig, soweit und solange die Daten noch für Zwecke des Besteuerungsverfahrens (z.B. bis zum Abschluss etwaiger Rechtsbehelfsverfahren) benötigt werden.

(BFH, Aktenzeichen: VIII R 52/12). 

Hinweis der Steueranwälte aus Köln: Dieses grundlegende Urteil wird Auswirkungen auf die Praxis von Betriebsprüfungen haben. Aufforderungen zur Herausgabe der Daten müssen gemäß dem BFH-Urteil sinngemäß die einschränkende Formulierung beinhalten, dass die o.g. Grenzen der Speicherung bestehen. Ansonsten ist die Aufforderung rechtswidrig und anfechtbar. Dies gilt zumindest, wenn diese Grenzen streitig sind. Ohne Zustimmung des Mandanten (Unternehmer) dürfen Betriebsprüfer die Daten nicht länger als oben genannt aufbewahren oder zu Hause bearbeiten (sog. Home Office). In Einzelfällen bietet es sich nach einer Abwägung der Interessen des Mandanten an, ggf. die Aufforderung bzw. Prüfungsanordnung anzufechten. Ein Einspruch sollte im Rahmen einer Betriebsprüfung allerdings nicht vorschnell erfolgen. Unklar ist, ob Steuerberater schon aus berufsrechtlichen Gründen eine rechtswidrige Aufforderung, die die o.g. Grenzen nicht aufführt, anfechten müssen (zwecks Sicherung des Datenschutzes zugunsten des Mandanten).

Unser Rechtsanwalt Dirk Beyer bespricht dieses Urteil in der Fachzeitschrift NWB Nr. 36, Jahrgang 2015, S. 2622.

Ob sich aus diesem BFH-Urteil zudem Nutzen im Rahmen einer Selbstanzeige bei Betriebsprüfung ziehen lässt, diskutiert Dirk Beyer zudem in der Fachzeitschrift AO-StB 2015, Heft 10.