Kassenführung offene Ladenkasse

In der Praxis von bargeldintensiven Branchen wie z.B. Gastronomie und Einzelhandel herrscht teilweise Unsicherheit, welche Anforderungen künftig für die ordnungsgemäße Nutzung einer offenen Ladenkasse bestehen. Mandanten sollten beachten, dass die Betriebsprüfungen an diese Form der Kassenführung besondere Anforderungen stellen. Insbesondere wird durch die Betriebsprüfung das Prüffeld Einnahme-Vollständigkeit geprüft. Die Steueranwälte von LHP möchten daher hier die Gelegenheit nutzen, ihren Mandanten erste Hinweise für die Nutzung von offenen Ladenkassen zu geben. Hierdurch kann eine Beratung im Einzelfall nicht ersetzt werden.

1. Was ist eine offene Ladenkasse?

Die offene Ladenkasse hat gegenüber elektronischen Kassen noch nicht ausgedient. In der Praxis ist sie immer noch anzutreffen und wird auch künftig ihre Funktionen behalten. Eine offene Ladenkasse ist per Definition eine Barkasse, die keine technische Ausstattung hat. Vielmehr wird bei der offenen Ladenkasse ein Vorratsbehälter für das Bargeld genutzt, wie z.B. eine Schublade in der Ladentheke oder eine Geldkassette bzw. Kisten oder Schachteln.

2. Kassenführung: Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beachten!

Die offene Ladenkasse führt ihrer Art nach leicht dazu, dass später ein Betriebsprüfer die Vollständigkeit der Einnahmen in Frage stellt. Daher muss der Unternehmer Vorsorge treffen. So muss die Kassenbuchführung einem Sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage vermitteln. Hieraus ergibt sich z.B. der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht. Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht gibt es nur in engen Grenzen. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine Einzelaufzeichnungspflicht aufgrund Art oder aufgrund des Umfangs der Geschäftstätigkeit unzumutbar ist. Wenn allerdings eine Einzelaufzeichnung erfolgt, so kann sich der Kaufmann später nicht darauf berufen, dass etwaige Lücken bei der Einzelaufzeichnung unschädlich seien. Denn wird einzeln aufgezeichnet, so müssen diese Informationen auch aufbewahrt werden.

Die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. Satz 2 AO). Die Tageseinnahmen (so genannte Tageslosung) kann rechnerisch durch Kassenberichte ermittelt werden. Die Barausgaben und auch die Bareinlagen und Barentnahmen sollten durch Belege nachgewiesen werden. Das vereinnahmte Geld ist zu zählen. Es ist empfehlenswert, ein Zählprotokoll zu führen, wobei dieses nach dem HGB oder der Abgabenordnung nicht ausdrücklich gesetzlich gefordert wird. Ein Zählprotokoll erleichtert jedoch später die Diskussion mit der Betriebsprüfung.

Hinweis der Steueranwälte von LHP: Das Zählprotokoll sollte von der Person unterschrieben werden, die auch das Geld ausgezahlt hat. Bei einer offenen Ladenkasse genügt eine summarische Ermittlung der täglichen Kasseneinnahmen aus dem ausgezählten Kassenbestand (so genannte Retrograde Methode aufgrund eines Kassenberichts). Dies gilt aber nur, wenn ausnahmsweise keine Einzelaufzeichnungspflicht besteht. Der Bundesfinanzhof erkennt seit den 50er Jahren eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht für Einzelhändler der Bargeldbranche mit vielen Bargeldgeschäften an, wenn die Einzelbeträge gering sind. Der Kassenbericht verlangt, dass der Unternehmer bei einer offenen Ladenkasse täglich zum Geschäftsschluss den Inhalt der Kasse exakt zählen muss. Dies gilt sowohl für die Geldscheine als auch für Münzgeld. Die einzelnen Kassenberichte sind für jeden Tag fortlaufend zu nummerieren. Diese aneinander gereihten Kassenberichte sind dann insgesamt das Kassenbuch.

Vorsicht Falle: Manche Unternehmer unterliegen dem Irrtum, dass es genüge, wenn im Kassenbericht in einer gesonderten Spalte die Bestände ausgewiesen werden. Hierdurch wird der Kassenbericht nicht verzichtbar, denn die Rechtsprechung verlangt bei einer offenen Ladenkasse, dass das Kassenbuch durch die Kassenberichte die rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen dokumentiert. Es genügt nicht, wenn das Kassenbuch lediglich die rechnerische Entwicklung der Kassenbestände darstellt.

Auch besteht ein beliebter Fehler darin, dass der Unternehmer keinen so genannten retrograd aufgebauten Kassenbericht führt, sondern diesen progressiv aufbaut. Beim retrograden Kassenbericht beginnt der Kassenbericht mit dem Kassenbestand (ausgezählt) bei Geschäftsschluss. Beim unzulässigen progressiven Kassenbericht wird hingegen mit dem Kassenbestand am Ende des Vortages begonnen.

Die vorgenannten Kassenberichte sind vom Unternehmer bei einer offenen Ladenkasse täglich zu führen. Ob im Einzelfall für einzelne Tage einmal eine Ausnahme eingreifen kann, hängt vom Einzelfall ab. Hierauf sollte sich der Unternehmer jedoch nicht verlassen.

In der Praxis der Betriebsprüfung werden oftmals auch Kassenberichte bemängelt, die mittels des Programmes Excel angefertigt worden sind. Die Finanzämter beanstanden diese Kassenberichte, weil sie technisch jederzeit geändert werden können. Es ist daher davon abzuraten, Kassenberichte mittels des Programmes Excel zu führen. Will der Unternehmer in kein sicheres Programm investieren, so bleibt nur die handschriftliche Ausfüllung des Kassenberichtes.

3. Häufige Streitpunkte bei Kassenberichten

Die Steueranwälte von L H P sehen in der Praxis bei offenen Ladenkassen immer wieder folgende Streitpunkte. Hierbei handelt es sich um Mängel der Kassenführung, die der Unternehmer möglichst vermeiden sollte. Beispiele:

• Hohe rechnerische Kassenbestände
• Verwendung eines progressiven Retrograden Kassenberichts
• Entnahmen und Einlagen werden z.B. nur einmal am Ende des Monats und nicht täglich in Kassenbericht eingetragen und es fehlen entsprechende Belege für die Einlagen und Entnahmen
• Es fehlen für einzelne Tage oder längere Zeiträume Kassenberichte bzw. es wurde nicht jeweils der Kassenbestand ausgezählt
• Die Kassenberichte wurden nicht täglich angefertigt

Hinweis der Steueranwälte von LHP: Selbst wenn vorgenannte Mängel der Kassenführung im Einzelfall vorliegen, so bedeutet dies nicht automatisch, dass der Betriebsprüfer dem Grunde und der Höhe nach zur Schätzung befugt ist. Vielmehr muss der Prüfer darlegen, dass er dem Grunde nach zur Schätzung befugt ist (z.B. durch erhebliche Unstimmigkeiten innerhalb der Buchführung, die für eine sachliche Unrichtigkeit sprechen). Weiterhin muss die Schätzung auch der Höhe nach realitätsgerecht sein und dem Unternehmen gerecht werden. Hierzu darf beispielsweise nicht auf die aktuelle Unternehmensentwicklung abgestellt werden, wenn diese besonders positiv ist, denn maßgebend ist der frühere Prüfungszeitraum. Typische Branchen für Kassenprüfungen sind etwa die Gastronomie, Friseure oder Taxiunternehmen.

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