Betriebsprüfung von Tankstellen

Die Praxis zeigt aktuell, dass Prüfer bei Tankstellen besonders auch das Zusatzgeschäft in den Blick nehmen. Konkret gesagt erstreckt sich die Prüfung auch zum Beispiel auf Waschanlagen, Lebensmittel, Tabak, Getränke und so weiter. Prüfer wissen, dass diese Zusatzgeschäfte einen hohen Anteil am Gesamtumsatz von Tankstellen ausmachen.

Wenn somit eine Steuerprüfung droht, sollte der Unternehmer überlegen, ob er zusätzlich zu seinem Berater ggf. einen Steueranwalt hinzuzieht. Dies bietet sich an, wenn z.B. eine tatsächliche Verständigung geplant ist, vielleicht sogar im Einzelfall ein Steuerstrafverfahren droht oder Einspruchs- und Klageverfahren geführt werden müssten. Hier möchten wir unsere Mandanten auf häufige Praxisfragen im Bereich Tankstellen hinweisen.

1. Wann droht eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt?

Neben der Regelprüfung kann es in bestimmten Fällen zu einer Prüfung kommen. Die Hauptfälle sind zum Beispiel:

• nicht nachvollziehbare Umsatzschwankungen,
• Gewerbeaufgabe bzw. -veräußerung,
• Verträge mit Angehörigen,
• zu geringen Privatentnahmen zum Lebensunterhalt,
• privaten Grundstückserwerbe/Investitionen bei niedrigen Privatentnahmen,
• Teilwertabschreibungen,
• ungeklärte Fragen aufgrund einer Umsatzsteuer-Nachschau,
• nach einer Selbstanzeige oder
• Kontrollmitteilungen durch andere Behörden.

Beachten Sie: In der Praxis können Kontrollmitteilungen der Hauptzollämter (Prüfung der Sozialversicherung) an das Finanzamt erfolgen. Dies kann auch umgekehrt geschehen. Beide Behörden kooperieren oft.

2. Welche Jahre werden geprüft?

Meist umfasst eine Prüfung die letzten drei Besteuerungszeiträume (§ 4 Abs. 3 BpO), für welche Erklärungen abgegeben worden sind. Allerdings versuchen Prüfer teilweise den Zeitraum zu erweitern. Dies liegt natürlich nicht im Belieben des Prüfers. Notfalls kann hier ein Einspruch sinnvoll sein.

Die steuerliche Festsetzungs- bzw. Feststellungsverjährung beträgt im Normalfall vier Jahre und kann sich bei Leichtfertigkeit auf fünf und bei Vorsatz auf zehn Jahre verlängern (§ 169 Abs. 2 Satz 2 AO).

3. Chance nutzen: Anspruch auf Information

Als Steueranwälte machen wir von dem Informationsrecht des Unternehmers Gebrauch. Denn Prüfer muss dann über die festgestellten Sachverhalte informieren (§ 199 Abs. 2 AO).

Die Praxis zeigt, dass man mit dem Prüfer laufend im Gespräch bleiben sollte. Hierdurch kann „zwischen den Zeilen“ gelesen werden. Missverständnisse lassen sich besser ausräumen. Auch lassen sich umfangreiche schriftliche Stellungnahmen vermeiden, die oft eher zu einem gegenseitigen „Hochschaukeln“ führen. Andererseits sind schriftliche Stellungnahmen in Einzelfällen unvermeidbar und geboten, wenn Gespräche nicht zum Erfolg führen.

Beachten Sie: Wenn der Prüfer plötzlich keine Auskunft mehr gibt, kann dies ein Grund haben. Wenn er den Verdacht einer Steuerstraftat hat, wird der Prüfer die Prüfung in der Praxis unter einem Vorwand unterbrechen und den Fall der Straf- und Bußgeldsachenstelle vorlegen.

4. Strategie bei Schlussbesprechung

Eine für den Unternehmer erfolgreiche Betriebsprüfung setzt eine effektive Strategie voraus. Das spätere Ergebnis hängt wesentlich von der Vorbereitung der Schlussbesprechung ab. Vorab sollten die verhandel- und nicht verhandelbaren Positionen und ein Mindestziel festgelegt werden. Es kann sich eine Rollenverteilung im Besprechungstermin anbieten, insbesondere im Zusammenwirken zwischen Steueranwalt und dem laufenden Steuerberater. Auf jeden Fall sollte die Schlussbesprechung als Chance genutzt werden. Hierbei kann u.U. sinnvoll sein, zunächst nur mit dem Prüfer zu sprechen. Ist der „Chef“, also der Sachgebietsleiter dabei, kann dies manche Prüfer einengen oder gar ein einen Druck bedeuten. Allerdings hängt es vom Einzelfall ab. Die Teilnahme des Sachgebietsleiters ist dann sinnvoll, wenn hierdurch der „Knoten durchschnitten“ werden kann. Auch ist seine Teilnahme notwendig, wenn es um eine tatsächliche Verständigung geht.

5. Besonders im Fokus der Steuerprüfung: Zusatzgeschäfte

Hohe Bedeutung für den Tankstellenumsatz haben auch der Verkauf von Lebensmitteln, Tabakwaren, Zeitungen, Zeitschriften, Getränken, Spielzeug und Autozubehör . Daneben sind auch die Waschanlagen oft ein Umsatzbringer. Allerdings gibt es keine allgemeinen Erfahrungssätze. Der Prüfer muss bei der Überprüfung insbesondere die konkreten Umstände des jeweiliges Betriebs berücksichtigen. Hierzu gehören u.a. folgende Punkte:

• Welche Öffnungszeiten bestehen?
• Wie verkehrsgünstig ist der Standort? Welcher Kundenkreis ergibt sich aus Durchgangsverkehr?
• Welche Konkurrenz besteht im Einzugsgebiet? Hierzu gehören insbesondere auch Supermärkte und Kioske.
• Welcher Kundenkreis ergibt sich aus der Umgebung (Anwohner)?

6. Besonderheiten hängen vom Betreibermodell ab

Es gibt bei Tankstellen unterschiedliche Betreibermodelle. Hiervon hängen auch viele steuerliche Fragen ab. Daher ist es wichtig, dem Prüfer zunächst Informationen über das konkrete Betreibermodell zu geben. Ansonsten kommt es zu Missverständnissen und überflüssigen Diskussionen bzw. Fragen. Insbesondere ist maßgebend, welche Leistungen der Unternehmer im eigenen oder fremden Namen und für fremde Rechnung erbringt.

a. Eigenanlagen einer Konzerntankstelle

In diesem Fall handelt es sich um Eigenanlagen einer Mineralölgesellschaft. Die Tankstelle steht im Eigentum oder Besitz dieses Großanbieters, der diese in eigenem Namen mit Angestellten betreibt.

b. Pächter

Ist der Betreiber hingegen Pächter, so befindet sich die Tankstelle ebenfalls im Besitz eines Großanbieters. Der Pächter verkauft den Kraftstoff im Namen und auf Rechnung des Großanbieters. Die Pachtmodelle unterscheiden sich jedoch teilweise. Maßgebend sind die Regelungen im Einzelfall.

c. Agenturnehmer

Ist der Unternehmer ein Agenturnehmer, so gehört die Tankstelle diesem als Betreiber selbst. Der Agenturnehmer verkauft den Kraftstoff exklusiv im Namen und auf Rechnung des Großanbieters. Für den Verkauf des Kraftstoffs erhält der Agenturnehmer wie der Pächter eine feste Provision pro Liter Kraftstoff.

d. Freie Tankstellen

Freie Tankstellen sind nicht markengebunden. Der Betreiber ist entweder Inhaber oder Pächter der Tankstelle. Der Einkauf des Kraftstoffes erfolgt im eigenen Namen nach eigenen Entscheidungen. Der Betreiber verkauft den Kraftstoff auf eigene Rechnung und im eigenen Namen an die Kunden. Das Unternehmen ist rechtlich und wirtschaftlich selbstständig.

7. Tankstellen-Abrechnungssystem

In der Praxis hat sich durchgesetzt, dass Vertragstankstellen oft Computerkassen mit automatischer Trennung der verschiedenen Umsätze nutzen. Hierbei werden die Kassensysteme werden meist von den Mineralölgesellschaften gestellt. In diesen Systemen werden Agenturumsätze, Eigengeschäfte, Verkäufe mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen und Werkstattumsätze ausgewiesen. Ein speziell für Tankstellen entwickeltes Abrechnungsprogramm wird  z.B. von dem Anbieter Eurodata angeboten. Bei kleineren Tankstellen werden die Tageseinnahmen manchmal durch ein Kassenbuch geführt.

8. Wie geht der Steuerprüfer vor?

Wenn die Aufzeichnungen nicht nachvollziehbar vollständig sind, so droht im Einzelfall eine Hinzuschätzung zum Umsatz und Gewinn (§ 162 AO). Der Prüfer hat verschiedene Ansatzpunkte zur Überprüfung der Steuererklärungen. Hierzu im Folgenden.

a. Mengenkalkulation für Eigenhandel

Eine Mengenkalkulation kommt als Kalkulationsart nur im Bereich des Eigenhandels mit Kraftstoffen in Betracht. Hinsichtlich des Agenturgeschäfts erfolgen Abrechnungen der Provisionen durch die Mineralölgesellschaften.

Beachten Sie: Die Kalkulation des Prüfers sollte v.a. daraufhin überprüft werden, ob beim Wareneingang die Aufteilung in die verschiedenen Kraftstoffsorten in Litern erfasst wird.

b. Pachtzins

Der Prüfer kann eine Kalkulation anhand des Pachtzinses vornehmen. Ist der Betreiber ein Pächter, so zahlt er der Mineralölgesellschaft als Eigentümerin eine Pacht. Insofern haben sich Durchschnittswerte in der Praxis herausgestellt.  

c. Kalkulation des Shop-Umsatzes

Für den Shop-Umsatz kann eine Aufschlagskalkulation erfolgen. Der Shop- und Zubehörverkauf arbeitet in der Regel mit festen Aufschlägen. Diese Kalkulation ist dann im Einzelnen zu überprüfen. Insbesondere sollte geklärt werden, ob der Prüfer die richtigen Aufschlagssätze, den richtigen Wareneingang und einen hinreichend nach Produkten untergliederten Wareneingang berücksichtigt.

d. Umsätze aus der Wagenwäsche

Im Servicebereich ist die Autowäsche der größte Umsatzbringer (oft mehr als ein Drittel). Sollte dies im Einzelfall anders sein, empfiehlt sich eine Darstellung der betrieblichen Besonderheiten.

e. Rückvergütungen

Prüfer nehmen auch gerne Rückvergütungen unter die Lupe. Den Prüfern ist bekannt, dass es diese z.B. Im Bereich Speiseeis, Süßigkeiten und Tabak gibt.

6. Fallstricke bei der Umsatzsteuer vermeiden

Bei der Umsatzsteuer ist stets zu klären, welche Lieferungen und/oder Leistungen durch den Tankstellenbetreiber selbst erbracht werden. Wenn ein Verkauf in fremdem Namen und für fremde Rechnung erfolgt, ist nur die Vermittlungsprovision umsatzsteuerpflichtiges Entgelt. Ob der Betreiber eine Vermittlungsleistung erbringt oder als Eigenhändler tätig wird, kann nur im Einzelfall nach den Leistungsbeziehungen zwischen den Beteiligten beurteilt werden. Das Umsatzsteuerecht orientiert sich grundsätzlich an den zivilrechtlichen Leistungsbeziehungen (vgl. BFH v. 10.9.2015, V R 17/14, BFH/NV 2016, 80). Es handelt sich somit grundsätzlich um eine Vermittlungsleistung (Entgelt ist dann die Provision), wenn der Vertreter (Vermittler) das Umsatzgeschäft erkennbar im Namen des Vertretenen (Mineralölgesellschaft) und für dessen Rechnung abgeschlossen hat (zu Ausnahmen vgl. BFH v. 16.3.2000, V R 44/99, BStBl II 2000, 361).

Beachten Sie: Im Einzelfall ist zu unterscheiden. So kann z.B. bei einem Ölwechsel eine Lieferung (Öl) oder eine Vermittlung einer solchen Lieferung vorliegen. Zusätzlich kann eine sonstige Leistung hinsichtlich des Pflegedienstes erfolgen.

An Tankstellen stehen oftmals Terminals für LKW-Fahrer zur Bezahlung der Autobahnbenutzungsgebühr. Die Gebühren, welche über den Tankstellebetreiber bzw. die Mineralölgesellschaft als Mittelsperson an das Bundesamt weitergeleitet werden, sind nur durchlaufende Posten gem. § 10 Abs. 1 S. 5 UStG.

Beachten Sie: Ist der Unternehmer nicht selbst Leistender, wie z.B. bei der Autobahnbenutzungsgebühr, darf er auch keine Rechnung mit eigener Umsatzsteuer ausstellen. Ansonsten schuldet er diese nach der Sonderregel in § 14c UStG.

Abweichend vom Regelsteuersatz von zur Zeit 19 % gilt z.B. für Zeitungen und die Lieferung von zum Mitnehmen verkauften Lebensmitteln ein ermäßigter Steuersatz von 7 % (Anlage 2 zu § 12 Abs. 2 Nr. 1 und 2 UStG). Die übrigen Lebensmittelumsätze unterliegen als Lieferung zum Verzehr an Ort und Stelle dem Regelsteuersatz. Verzehrfertig zubereitete Speisen können allerdings sowohl im Rahmen einer vorgenannten ggf.  ermäßigt besteuerten Lieferung als auch im Rahmen einer nicht ermäßigt besteuerten sonstigen Leistung abgegeben werden. Hier kommt es auf den Einzelfall an. 7.

8. Fallstricke bei der Einkommensteuer und Körperschaftsteuer vermeiden

Einnahmen des Tankstellenbetreibers aus Agenturgeschäften sind auch bei der Gewinnermittlung durch Bestandsvergleich nicht als Betriebseinnahmen zu werten (BFH v. 4.11.2004, III R 5/03, BStBl II 2005, 277). Entsprechend ist die Weiterleitung dieser Beträge nicht als Betriebsausgabe zu erfassen. Wenn der Tankstellenbetreiber diese Geldbeträge für private Zwecke und nimmt sodann ein Darlehen auf, mit denen er die Geldbeträge ersetzt, entnimmt er keine Betriebseinnahmen und finanziert auch keine Betriebsausgaben (BFH v. 4.11.2004 a.a.O.; vgl. auch BFH v. 16.12.2014, VIII R 19/12, BStBl II 2015, 643).

Beachten Sie: Wenn Anlagegüter mit Zuschüssen z.B. der Mineralölgesellschaft angeschafft oder hergestellt werden, so hat der Tankstellenbetreiber ein Wahlrecht. Er kann die Zuschüsse als Betriebseinnahmen ansetzen oder erfolgsneutral behandeln; in diesem Fall dürfen die Anlagegüter, für die die Zuschüsse gewährt worden sind, aber nur mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet werden, die der Steuerpflichtige selbst, d.h. ohne Berücksichtigung der Zuschüsse aufgewendet hat.

8. Steuerprüfung durch Sozialversicherung und Hauptzollämter

Eine Betriebsprüfung kommt nicht immer allein. Insbesondere bei Lohnsteuer-Außenprüfungen muss im Einzelfall auch mit einer Prüfung durch die Sozialversicherung gerechnet werden. Derartige Prüfungen können im Einzelfall durch die entstehenden Säumniszuschlägen von 12% pro Jahr und die bei Vorsatz u.U. auf dreißig Jahre verlängerten Festsetzungsfristen teuer werden.

Zuständige Prüfbehörden sind entweder die Deutsche Rentenversicherung Bund (mit verschiedenen Standorten in Deutschland) oder einer der regionalen Versicherungsträger der Bundesländer (Regionalträger) gem. § 28p SGB IV.

Jeder Arbeitgeber soll nach der gesetzlichen Regelung mindestens alle vier Jahre geprüft werden. Dieser 4-Jahres-Turnus schließt es jedoch nicht aus, auch schon früher zu prüfen. Dies geschieht in der Praxis z.B. durch sog. Ad-hoc-Prüfungen.

Die Prüfer darf in Entgeltunterlagen und in die gesamten Daten der Finanzbuchhaltung Einblick nehmen (§§ 1 Abs. 2 BVV).

Auch hier erfolgt eine Schlussbesprechung wie bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Anschließend erhält der Arbeitgeber die geänderten Beitragsbescheide oder – im günstigsten Fall - eine Mitteilung, dass sich keine Änderungen ergeben haben. Ist der Arbeitgeber mit den Bescheiden nicht einverstanden, so bietet sich als Rechtsbehelf der Widerspruch an. Nach erfolglosem Widerspruchsverfahren kann Klage erhoben werden. Zuständiges Gericht ist das Sozialgericht am Sitz des Betriebs.

9. Strafverfahren

In Einzelfällen kann es zu Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung und/oder  Sozialversicherungsbetrugs (sog. Vorenthalten von Arbeitsentgelt) kommen. Während im Steuerstrafverfahren die Straf- und Bußgeldsachen stelle (und in bedeutenderen Fällen die Staatsanwaltschaft) zuständig ist, ist bei dem Verdacht einer Straftat wegen Vorenthaltens und Veruntreuens von Arbeitsentgelt gem. § 266a StGB das Hauptzollamt bzw. die Staatsanwaltschaft die zuständige Ermittlungsbehörde. Die Staatsanwaltschaft entscheidet, ob es sich um einen Sachverhalt handelt, der beim zuständigen Amts- oder Landgericht strafrechtlich anzuklagen ist. In betragsmäßig kleineren Fällen wird die Staatsanwaltschaft stattdessen oft einen Strafbefehl wählen.

Beachten Sie: Vorrangiges Ziel ist die Einstellung des Strafverfahrens gem. § 170 Abs. 2 StPO, wenn das Verfahren unberechtigt eingeleitet worden ist. Ist dies nicht möglich, kann ein Strafbefehl oder eine Anklage bei Verhandlungsgeschick oder eine Geldauflage gem. § 153a StPO eingestellt werden.

Hinweise zu Betriebsprüfung und Steuerfahndung bei gebundenen und freien Tankstellen