Achtung bei Betriebsprüfung: OFD NRW verlangt strenge Kassenprüfung

Mit Verfügung vom 28.7.2015 hat sich die Oberfinanzdirektion (OFD) NRW zu Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Kassendaten geäußert. Hierdurch werden die Zügel in Betriebsprüfungen enger angezogen. Schätzung drohen und sind notfalls abzuwehren.

Die Steueranwälte von LHP sehen in der letzten Zeit, dass Betriebsprüfer verstärkt die Kassen in Bargeldbranchen prüfen. Besonders im Fokus stehen z.B. die Gastronomie und das Taxigewerbe. Die Verfügung der OFD NRW stützt sich zum Teil auf die aktuellere Rechtsprechung des BFH und hat daher eine besondere Bedeutung (OFD NRW v. 28.7.2015, Az: S 0316-2015/0006-St 432a).

1. Damoklesschwert: Einzelaufzeichnungspflicht

Der BFH hatte bestätigt, dass die zu den einzelnen Geschäftsvorfällen bei Einsatz eines PC-Kassensystems erfassten und gespeicherten Einzeldaten aufbewahrungspflichtige digitale Grundaufzeichnungen gem. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind (BFH v. 216.1.2014, X R 42/13). Dieser aktuellen Rechtsprechung waren verschiedene Ansichten unterschiedlicher Finanzgerichte vorausgegangen. Nunmehr gilt also eine fiskusfreundliche Rechtsprechung des BFH. Der BFH bestätigte die Pflicht zur Einzelaufzeichnung jedenfalls für den Einsatz moderner PC-Kassensysteme, da diese hierzu technisch in der Lage seien. Die Verfügung vom 28.7.2015 ist eine Reaktion auf diese neue Rechtsprechung und betrifft v.a. PC-Kassensysteme.

Beachten Sie: Wenn diese Einzelaufzeichnungspflicht nicht beachtet wird, drohen erhebliche Diskussionen in Betriebsprüfungen. Die Steueranwälte von LHP weisen dann aber stets darauf hin, dass eine Schätzung zwingende Voraussetzungen hat, die durch das Finanzamt nachgewiesen werden müssen.

Bei einer Bilanzierung gem. § 4 Abs. 1 EStG ergibt sich die Pflicht zur Erfassung eines jeden Geschäftsvorfalles (Einzelaufzeichnungspflicht) aus § 140 AO, §§ 238, 239 AO und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Faktisch besteht diese Pflicht auch für eine Einnahme-Überschussrechnung, wie z.B. die Einzelaufzeichnungspflicht aus § 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG zeigt.

Praxishinweis: Sollte eine Einzelaufzeichnung im Einzelfall ausnahmsweise nicht zumutbar sein, so muss die Einnahmeermittlung nachvollziehbar dokumentiert sein. Dies sei z.B. beim Einsatz von Registrierkassen durch Erstellung und Aufbewahrung der Kassenendsummenbons (in der Praxis auch „Z-Bons“ genannt) der Fall. Wenn freiwillige Aufzeichnungen geführt werden, müssen diese nach Ansicht der OFD NRW in der Regel aufbewahrt werden. Bei PC-Kassensystemen ist eine Einzelaufzeichnung stets zumutbar.

2. Unternehmer darf Art der Kasse wählen

Die OFD NRW geht zutreffend davon aus, dass nach der AO keine Pflicht besteht, eine bestimmte Art einer Kassenführung zu nutzen. Dies bedeutet, dass der Unternehmer grundsätzlich also wählen darf, ob er eine offene Ladenkasse, eine EDV-Registrierkasse oder ein PC-Kassensystem nutzt. Je nach Kassenart bestehen unterschiedliche Anforderungen, auf die hier aus Platzgründen nicht eingegangen werden kann.

3. Auch laufende Betriebsprüfungen schon betroffen

Die OFD NRW verlangt, dass die digitalen Ursprungs- bzw. Grundaufzeichnungen in einer Außenprüfung vorgelegt werden müssen, da dem Prüfer das Datenzugriffsrecht gem. § 147 Abs. 6 AO zusteht (Tz. 3.1).  Hierzu gehören auch eine System- und Verfahrensdokumentation einschließlich der Organisationsunterlagen nach den bisher ergangenen BMF-Schreiben.

Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, dass das Verfahren der Buchführung entsprechend seiner Beschreibung tatsächlich durchgeführt worden ist. Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens müssen ersichtlich sein. Der Nachweis der Unabänderlichkeit (Manipulationsausschluss) ist für die gesetzliche Vermutung der Richtigkeit der Buchführung gem. § 158 AO notwendig.

Böse Überraschungen können sich aus der Anweisung der OFD NRW an die Betriebsprüfer ergebe, dass die Kasse/Buchführung auch bei noch laufenden Betriebsprüfungen zu überprüfen ist, falls dies bisher nicht geschehen ist. Dies soll sogar dann gelten, wenn bereits ein Einspruchsverfahren gegen Änderungsbescheide (aufgrund der Betriebsprüfung) anhängig ist. Dann soll diese Prüfung nach Aktenlage erfolgen.

4. Schätzungsrisiko bei Betriebsprüfung

Die OFD NRW betont: Ohne eine Vorlage der Grundaufzeichnungen (Einzeldaten oder Verfahrensdokumentation) könne die Buchführung nicht zugrunde gelegt werden und es könne sich eine Schätzungsbefugnis ergeben.

Die Steueranwälte von LHP entgegnen dieser Sichtweise in der Praxis mit dem Argument, dass  maßgebend nur die gesetzliche Regelung sein kann. Diese Rechtslage setzt für eine Schätzung gem. § 162 AO kumulativ fünf Voraussetzungen voraus.

1. Es müssen Buchführungsmängel bestehen.
2. Diese Buchführungsmängel müssen Anlass geben, die sachliche Richtigkeit des Buchführungsergebnisses anzuzweifeln.
3. Diese Zweifel dürfen nicht durch anderweitige zumutbare Ermittlungen beseitigt werden können.
4. Die Schätzgrundlagen müssen von dem Betriebsprüfer so dargelegt werden, dass ihre Nachprüfung möglich ist. Hierzu zählt auch, dass das zahlenmäßige Ergebnis der Schätzung auf Schlüssigkeit hin kontrollierbar sein muss.
5. Die Schätzung muss auch der Höhe nach angemessen und realitätsgerecht sein. Hersteller von Kassensystemen und Manipulationssoftware müssen künftig damit rechnen, ggf. stärker in den Haftungsfokus zu geraten

(vgl. FG Rheinland-Pfalz v. 7.1.2015 – 5 V 2068/14)

5. Zukunft: Neue Rechtslage im Blick behalten

Am 13.7.2016 hat das Bundeskabinett den „Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ beschlossen. Das Gesetzesvorhaben sieht ab dem 1.1.2020 Rechtsänderungen vor. Die 2. und 3. Lesung im Bundestag ist für den 10.11.2016 geplant. Nach dieser geplanten Neuregelung sind elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine technische Sicherheitseinrichtung zu schützen Es bleibt abzuwarten, ob und welche zeitlichen Übergangsfristen vorgesehen werden. Unabhängig hiervon werden jedoch auch Rechtsänderungen bereits zum 1.1.2017 eintreten. Jeder Unternehmer sollte sich daher über die für ihn ab 1.1.2017 geltende Rechtslage – je nach verwandter Kassenart - im Einzelfall informieren. Zusätzlich sind die Änderungen zum 1.1.2020 bei Anschaffungen von Kassen zu berücksichtigen.

Praxishinweis: Schon ab Anfang 2017 kommt es zu Rechtsänderungen im Bereich Kassen. Zusätzlich sind Änderungen zum 1.1.2020 zu erwarten. Es drohen Kassen-Nachschauen als neue Prüfungsart durch das Finanzamt.

Schätzung muss durch Finanzamt umfassend begründet sein

Die Steueranwälte von LHP raten, eine Schätzung nicht vorschnell zu akzeptieren. Eine Schätzung muss durch das Finanzamt umfassend begründet werden und realitätsgerecht sein. Eine Einigung (tatsächliche Verständigung) kann im Einzelfall sinnvoll sein. Gleichzeitig ist aber auch zu bedenken, ob ein Steuerstrafverfahren eingeleitet wurde. Dann bietet sich ggf. eine doppelte Verständigung an, um auch dort einen „Deckel“ zu finden. Dies hängt wesentlich auch von der Entscheidung des Mandanten ab. Ist ein Rechtsstreit notwendig, wird notfalls Einspruch eingelegt oder Klage beim Finanzgericht erhoben. 

Fachartikel zur ordnungsgemäßen Kassenführung offene Ladenkasse