Sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung

Die Prüfung der Arbeitgeber durch die Rentenversicherung und die Hauptzollämter weist viele vermeidbare Fallstricke auf Betroffen sind alle Wirtschaftszweige. LHP Rechtsanwälte bieten professionelle Rechtsberatung und begleiten Arbeitgeber durch sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfungen.

Aufgrund der Besonderheiten des Personaleinsatzes werden insbesondere Betriebe der Bauwirtschaft, Gastronomie und des Taxigewerbes kritisch von vielen Behörden geprüft. Dann ist es wichtig, diese Bedenken mit fachkundigem Rat auszuräumen. Bei der Prüfung der sog. Gesamtsozialversicherungsbeiträge können im Einzelfall erhebliche Nachzahlungen drohen. Zudem können Säumniszuschläge von 12% pro Jahr der rückständigen Beträge und u.U. eine sehr lange Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren eingreifen. Wenn dann noch ein Bußgeld- oder Strafverfahren der Hauptzollämter/Staatsanwaltschaften droht und es zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung durch das Finanzamt kommt, wird in manchen Fällen die wirtschaftliche Existenz des Betriebes betroffen. Eine sozialversicherungsrechtliche Prüfung erfordert daher in vielen Fällen sinnvollerweise eine Beratung – möglichst schon vor Beginn der Prüfung. Hier möchten wir Arbeitgebern einen ersten Überblick über den Ablauf einer sozialversicherungsrechtlichen Prüfung geben.

Bitte beachten Sie: Unsere Erfahrung zeigt allerdings, dass sich die Abläufe einzelner Prüfungen oft unterscheiden. Selbstverständlich führt nicht jede Prüfung zu einem Strafverfahren und zu exorbitanten Nachforderungen. Sollte ein Arbeitgeber allerdings unsicher sein, welche Risiken praktisch auf ihn zukommen könnten, kann dies nur durch eine Beratung im Einzelfall geklärt werden.

Welche Behörden prüfen die Sozialversicherungsbeiträge?

Die zutreffende Höhe der Gesamtsozialversicherungsbeiträge wird von der Deutschen Rentenversicherung Bund (mit verschiedenen Standorten in Deutschland) und durch die regionalen Versicherungsträger der Bundesländer (Regionalträger) geprüft. Die konkrete Zuständigkeit richtet sich nach den Betriebsnummern:

Die Prüfung bei Betrieben mit den Endziffern 0 bis 4 erfolgt durch die Deutsche Rentenversicherung Bund
Die Betriebe mit den Endziffern 5 bis 9 werden durch die Regionalträger geprüft.

Wie oft und wo ist mit einer sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung zu rechnen?

Das Gesetz sieht vor, dass jeder Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre geprüft werden soll. Geprüft werden grundsätzlich die Arbeitgeber. Wenn jedoch Steuerberater im Auftrag des Arbeitgebers Löhne und Gehälter abrechnen oder Meldungen erstatten, sind auch Steuerberater selbst zu prüfen (§ 28p Abs. 6 SGB IV). Der Steuerberater muss dann dem Rentenversicherungsträger – ebenso wie der Arbeitgeber – angemessen Prüfhilfe leisten.

Hinweis: Prüfungen außerhalb des 4-Jahres-Turnus

Umgekehrt bedeutet der 4-Jahres-Turnus kein Verbot, auch schon früher zu prüfen. Dies geschieht in der Praxis z.B. durch sog. Ad-hoc-Prüfungen nach Zufallserwägungen, Branchenprüfungen, bei Einstellung des Betriebes oder wenn sonstige Unregelmäßigkeiten auftreten.

Was wird genau geprüft?

Die Prüfungsgegenstände sind in § 28p SGB V aufgeführt:

Gesamtsozialversicherungsbeiträge/Meldungen
Hierzu gehören die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Insofern werden die Beschäftigungsverhältnisse überprüft. Hierzu gehört die Frage, ob die zutreffende Höhe des Arbeitsentgeltes zugrunde gelegt wurde (diese richtet sich z.B. nach Tarifvertrag oder nach Regelungen zum Mindestlohn).Weiterhin wird die zeitliche Zuordnung der Arbeitsentgelte, die vorgenommenen Meldungen und die zu führenden Entgeltunterlagen überprüft. Ob eine Person Beschäftigter ist (und dann stets der Sozialversicherung unterliegt) oder Selbständiger ist, richtet sich nach einer Vielzahl von Kriterien, die das Bundessozialgericht (BSG) herausgearbeitet hat. Im Kern geht es darum, ob der Betreffende weisungsgebunden ist und in den Betrieb eingegliedert ist. Die Kriterien zur Beurteilung dieser Fragen sind zu vielfältig, um sie hier darzulegen. Wichtig ist, dass nicht die Bezeichnung als z.B. „Werkvertragsunternehmer“ sondern die tatsächliche Handhabung maßgebend ist. Im Einzelfall können auch Selbständige der Sozialversicherung unterliegen.
Künstlersozialversicherung
Hierzu gehören die Meldungen nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG).
Unfallversicherung
Die Rentenversicherungsträger informieren die Träger der Unfallversicherung über die Prüfungsfeststellungen, damit diese Behörden dann die Bescheide erlassen können.
Insolvenzgeldumlage
Umlage U1 (Entgeltfortzahlung)
Umlage U2 (Mutterschutz)

Wie wird die sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung durchgeführt?

Rechtliche Grundlage der Prüfung ist § 28p SGB V und §§ 7 ff. der Beitragsverfahrensordnung (BVV). Dort ist der Ablauf beim Arbeitgeber näher geregelt.

Die Deutsche Rentenversicherung arbeitet mit Arbeitgeberdateien. Dort sind die Arbeitgeber mit ihrer Betriebsnummer verzeichnet. Ist ein Arbeitgeber entsprechend dem o.g. Turnus ausgewählt worden, wird er vor dem eigentlichen Prüfungstermin vorab informiert.

Hinweis: Prüfungsmitteilung durch Rentenversicherungsträger

Im Gegensatz zu Betriebsprüfungen/Außenprüfungen der Finanzämter erfolgt jedoch keine sog. Prüfungsanordnung. Eine Prüfungsanordnung ist ein Verwaltungsakt, welcher mittels Einspruchs beim Finanzamt angefochten werden kann, wer er rechtswidrig ist. Hingegen ergeht durch die Rentenversicherungsträger nur eine Prüfungsmitteilung.

Hinsichtlich der zu prüfenden Jahre besteht kein Vertrauensschutz durch frühere Prüfungsfeststellungen. Dies bedeutet: Es können auch Sachverhalte geprüft werden, die früher bereits in einer Prüfung vorgelegen haben und nicht beanstandet worden sind (vgl. Bundessozialgericht – BSG – v. 29.7.2003, Aktenzeichen: B 12 1/02 R).

Die Prüfer haben das Recht auf Einsicht in Entgeltunterlagen und zudem in die gesamten Daten der Finanzbuchhaltung (§§ 1 Abs. 2 BVV).

Hinweis: Aufbewahrungspflichten beachten

Die besonderen Aufbewahrungspflichten sollten während des laufenden Betriebes vorsorglich beachtet werden. Entgeltunterlagen müssen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufbewahrt werden (§ 28f SGB V). Wenn sich aus anderen Vorschriften längere Fristen ergeben, so gelten diese. Daher sind auch die Regelungen zur Aufbewahrung nach der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) zu beachten.

Dem Prüfer ist ein geeigneter Raum zur Verfügung zu stellen. Zudem müssen ihm die Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden, damit er die elektronischen Daten lesen kann (§§ 7, 10 BVV).

Oft ist die Prüfung auf Stichproben ausgerichtet. Trotzdem muss mit detaillierteren Prüfungen gerechnet werden, wenn der Prüfer Unregelmäßigkeiten feststellt. Nach der Prüfung findet eine sog. Schlussbesprechung statt. Hier besteht dann (nochmals) die Gelegenheit zum Meinungsaustausch.

Nach der Schlussbesprechung wird der Arbeitgeber entweder eine Mitteilung, dass sich keine Änderungen ergeben haben, oder die geänderten Beitragsbescheide erhalten. Wenn die individuelle Zuordnung von Entgelten zu bestimmten Arbeitnehmern nicht möglich ist, kann ein sog. Summenbeitragsbescheid ergehen. Dies bedeutet, dass die Gesamtsumme der nachzufordernden Beiträge festgesetzt wird ohne persönliche Zuordnung zu den Arbeitnehmern. Gegen Bescheide besteht die Möglichkeit, Widerspruch innerhalb eines Monats zu erheben.

Hinweis: Unklarheiten während laufender Prüfung vorbeugen

Bereits während der laufenden Prüfung sollte Kontakt zum Prüfer gehalten werden. Bereits dann besteht die Gelegenheit, Unklarheiten „vom Tisch“ zu räumen. Besonders dann, wenn möglicherweise ein Strafverfahren droht, sollte möglichst frühzeitig erwogen werden, einen Strafverteidiger zur Beratung hinzuziehen. Hierbei sollten alle Aspekte der Sozialversicherung und auch der Lohnsteuer bedacht werden. Eine Strategie für eine Klärung der Prüfung kann durch ein Team aus Berater und Verteidiger gefunden werden.

Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge durch Steuerberater

Wenn ein Steuerberater die Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge für einen Arbeitgeber übernommen hat, wird dieser in der Praxis durch den Rentenversicherungsträger angerufen. Es wird der Prüfungsbeginn besprochen und der Steuerberater teilt mit, für welche Arbeitgeber er mandatiert ist. Diese werden dann „in einem Rutsch“ geprüft. Prüfungsort ist dann die Praxis des Steuerberaters. Oft ist dem Rentenversicherungsträger aber bereits bekannt, welche Arbeitgeber ihre Sozialversicherungsbeiträge durch einen Steuerberater abrechnen lassen. Dann hat die Sozialversicherung die entsprechende Betriebsnummer des Steuerberaters. In den letzten Jahren wird oftmals mit elektronisch übermittelten Daten geprüft, so dass der Prüfer nicht mehr zwingend vor Ort in der Kanzlei des Steuerberaters die Daten sichten muss. Für Steuerberater besteht seit 1.1.2014 die Möglichkeit, dem Prüfer die Abrechnungsunterlagen in einem bestimmten elektronischen Format per EDV zu übermitteln (§ 28p Abs. 6a SGBV IV, sog. elektronisch gestützte Betriebsprüfung).

Hinweis: Leider unterscheidet sich diese elektronisch gestützte Betriebsprüfung wesentlich von der Lohnsteuer-Außenprüfung der Finanzämter. Denn anders als dort wird keine CD zur Verfügung gestellt. Vielmehr muss der Steuerberater ein bestimmtes elektronisches Format beachten und die Daten im sog. eXTra-Verfahren übermitteln.

Sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung - droht auch eine Lohnsteuer-Außenprüfung des Finanzamtes?

Naheliegend ist, dass die Arbeitsentgelte auch lohnsteuerrechtlich geprüft werden. Daher verständigen sich die Rentenversicherungsträger/Hauptzollämter und die Betriebsstätten-Finanzämter oftmals über vorgenommene oder geplante Prüfungen. Regional unterschiedlich ist das Vorgehen. Es finden auch gemeinsame Prüfungen durch die Rentenversicherungsträger und die Finanzämter statt. Üblich ist aber auch, dass die Behörden sich gegenseitig die Schlussberichte übersenden.

Hinweis: Gemeinsame Prüfung beantragbar

Wenn ein Arbeitgeber möglichst schnell Klarheit möchte, hat er einen Anspruch, die gleichzeitige lohnsteuerrechtliche Prüfung durch das Betriebsstätten-Finanzamt zu beantragen.

Säumniszuschlag und Strafverfahren bei sozialversicherungsrechtlicher Betriebsprüfung

Risiko: Säumniszuschläge von 12% pro Jahr und Verjährung bis zu 30 Jahren

Ob Säumniszuschläge auf rückständige Beiträge zu erheben sind, ist in der Praxis oft eine Schicksalsfrage. Denn bei 12% pro Jahr türmen sich oft erhebliche Beträge auf. Hierbei ist auch die Verjährungsfrist für rückständige von bis zu 30 Jahren (insbesondere bei Vorsatz) zu beachten. Säumniszuschläge werden – wenn sie erhoben werden – für Zeitraum ab Fälligkeit der Beiträge bis zum Vormonat der Schlussbesprechung geltend gemacht. In der Verteidigung ist es insofern wichtig, dass kein Verschulden des Arbeitgebers vorliegt. Bestehen jedoch nachweisbare Umstände, dass Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit bestand, so werden meist Säumniszuschläge erhoben.

Hinweis: Im Einzelfall kann ein Billigkeitserlass der Säumniszuschläge in Betracht kommen. Hier besteht ein Zusammenhang mit einem etwaigen Strafverfahren wegen des Vorenthaltens von Arbeitsentgelt gem. § 266a StGB: Ist ein Arbeitgeber erst einmal strafrechtlich verurteilt, wird der Rentenversicherungsträger dieses Urteil (oder den Strafbefehl). Bei einer Einstellung des Strafverfahrens gegen Zahlung einer Geldauflage gem. § 153a StPO gilt weiterhin die Unschuldsvermutung. Trotzdem sollte in der Verteidigung praxisnah beachtet werden, dass Behörden durch die Geldauflage eine Indizwirkung zu Lasten des Arbeitgebers annehmen könnten.

Risiko: Strafverfahren wegen Vorenthaltens von Arbeitsentgelt und Hinterziehung der Lohnsteuer

Sobald der Prüfer den Verdacht hat, dass sich Hinweise für eine Straftat wegen Vorenthaltens von Arbeitsentgelt ergeben, wird er die zuständige Behörde einschalten. Dies ist das örtlich zuständige Hauptzollamt. Dieses wird auf der Basis der Berechnungen des Prüfers einen strafrechtlichen Bericht anfertigen und diesen dann an die Staatsanwaltschaft übersenden. Diese entscheidet dann, ob es sich um einen Sachverhalt handelt, der beim zuständigen Amts- oder Landgericht in einem Strafverfahren anzuklagen ist. Gleichzeitig wird das Hauptzollamt oder der Staatsanwalt auch das Betriebsstätten-Finanzamt bzw. die Steuerfahndung informieren. Diese Behörden prüfen dann, ob sich auch der Verdacht der Hinterziehung der Lohnsteuer ergeben könnte. Auch insofern entscheidet der Staatsanwalt dann im Rahmen seiner Anklage.

In „kleineren“ Fällen kommt es nicht zu einer Anklage, sondern zu einem sog. Strafbefehl. In der Praxis gelingt es in der Verteidigung – abgesehen vom Hauptziel der Einstellung des Strafverfahrens – auch, das Verfahren gegen Zahlung einer Geldauflage gem. § 153a StPO zu beenden. Hierzu müssen dann die fälligen Beiträge zur Schadenswiedergutmachung geleistet werden. Dies kann u.U. in Raten geschehen. Zudem sollte der Verteidiger darauf hinwirken, dass erhebliche Säumniszuschläge von 12% pro Jahr (teilweise) erlassen werden. Hier entscheidet jedoch der Einzelfall.

Hinweis: Jede strafrechtliche Verurteilung, ein Strafbefehl aber auch eine Einstellung des Strafverfahrens gem. § 153a StPO kann u.U. zu negativen Konsequenzen führen: Es erfolgen Eintragungen im sog. „Führungszeugnis“ oder auch in Korruptionsregistern (je nach Bundesland), so dass ggf. öffentliche Aufträge ausbleiben werden.

Fazit und Empfehlung LHP Rechtsanwälte

Wenn bei einem Arbeitgeber Anhaltspunkte für Unregelmäßigkeiten bestehen, können die praktisch drohenden Risiken im Einzelfall besprochen werden. Oft lassen sich unzutreffende Vermutungen der Behörden durch plausible Erläuterungen und Nachweise entkräften. Eine Beratung setzt dann eine umfassende Strategie gegenüber den Rentenversicherungsträgern, Betriebsstätten-Finanzämtern und ggf. (im „worst case“) den Strafverfolgungsbehörden voraus. Die Abwehr existenzbedrohender Nachforderungen verlangt eine gründlich vorbereitete Argumentation und die Herausarbeitung der Besonderheiten des einzelnen Betriebes. Berater und Steueranwälte (also Verteidiger) sollten an einem Strang ziehen und ein Team bilden.

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