Registrierkassen in der Betriebsprüfung

Risiken bei der Kassenprüfung: Die Steueranwälte von LHP geben aktuelle Hinweise zur Betriebsprüfung von Gastronomie, Taxiunternehmen, Einzelhandel und sonstigen Bargeldbranchen. LHP Rechtsanwälte bieten Rechtsberatung bei Kassenprüfung und unterstützen bei der Abwehr von Schätzungen bzw. Hinzuschätzungen.

Die Betriebsprüfung der Finanzämter schaut insbesondere dort genau hin, wo bare Geschäftsvorfälle über Kassensysteme abgewickelt werden. Betriebsprüfer wittern in diesem Bereich ein hohes Missbrauchsrisiko aufgrund von Manipulationsanfälligkeiten der Systeme. Unsere Steueranwälte möchten deshalb hier einen ersten Überblick über die verschiedenen Kassensysteme und deren Anforderungen in der Betriebsprüfung geben. Bitte beachten Sie, dass diese Hinweise keine Beratung im Einzelfall ersetzen können. Hierbei handelt es sich um eine mittlerweile komplexe Spezialmaterie im Bereich des Steuerrechts. Wenn ein Unternehmer in diesem Bereich Risiken sieht, lohnt sich insofern eine professionelle Beratung. Ist das Kind erst einmal in den Brunnen gefallen, so drohen sonst im schlimmsten Fall mehr als zehn Jahre Steuernachzahlungen, wenn die Kassenführung nicht in Ordnung ist. Dieses Risiko sollte möglichst minimiert werden.

1. Verschiedene Kassensysteme

Die Finanzverwaltung unterscheidet danach, welche Art von Kassensystemen eingesetzt wird. Danach richtet sich, welche Anforderungen an die Aufzeichnung der Daten zu stellen sind. Im Grundsatz gilt: Die Daten, die aufgezeichnet werden und die technisch vorgehalten werden können, sind auch in zumutbarer Weise aufzubewahren. So die Sicht der Finanzverwaltung und wohl auch die überwiegende Ansicht der Rechtsprechung. Für diese Sichtweise lässt sich anführen, dass das Gesetz eine so genannte einzelne Aufzeichnungspflicht vorsieht (vgl. § 238 HGB, §§ 140 bis 148 AO und § 22 UStG). Das bedeutet, dass nur aufgrund besonderer Umstände im Einzelfall von der Einzelaufzeichnungspflicht für Teilbereiche abgesehen werden kann. Dies gilt auch dann, wenn der Gewinn nicht durch Bilanzierung, sondern durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelt wird. Hierzu gibt es verschiedene Verwaltungsanweisungen, die diese Anforderungen regeln. Eine Ausnahme gilt insbesondere dann, wenn im Allgemeinen Waren von geringem Wert über den Ladentisch an den Kunden, die dem Unternehmer der Person nach nicht bekannt sind, verkauft werden. In diesem Fall müssen die Betriebseinnahmen nicht einzeln aufgezeichnet werden. Eine Gegenausnahme gilt wiederum dann, wenn freiwillig ein elektronisches Kassensystem verwendet wird, das detaillierte Informationen zu den einzelnen Verkäufen aufzeichnet und eine dauerhafte Speicherung ermöglicht. In diesem Fall ist die Vorlage der Einzelaufzeichnungen während einer Betriebsprüfung zumutbar.

Insofern ist zu unterscheiden:

• der Einsatz von so genannten offenen Ladenkassen,
• der Einsatz von Registrierkassen (ECR) und PC-gestützten Kassensystemen und
• der Einsatz von PC-Kassensystemen.

Die vorgenannten unterschiedlichen Systeme ermöglichen unterschiedliche Aufzeichnungen und elektronische Archivierung. Die offene Ladenkasse ermöglicht hingegen keinerlei elektronische Speicherung. Dadurch, dass gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, wie Bargeschäfte aufzuzeichnen sind, kann der Unternehmer frei entscheiden, nach welchem dieser Systeme die Warenverkäufe erfasst werden.

a. Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse ist insbesondere dort anzutreffen, wo schnelle Umsätze mit einer Vielzahl von unbekannten Personen gemacht werden. Hierzu zählen zum Beispiel Imbissbuden, Marktstände, Bierpilze oder Eisverkäufer im Stadion. Offene Ladenkassen lassen sich dadurch definieren, dass sie eine Kasse ohne jegliche technische Ausstattung ist, z.B. eine Schublade in der Ladentheke oder eine Geldkassette. Dies bedeutet, dass auch keine technischen Aufzeichnungen erfolgen. Aus diesem Grunde muss die Aufzeichnungspflicht jedoch in anderer Weise erfüllt werden. Die Rechtsprechung und die Betriebsprüfung verlangen daher, dass entweder Einzelaufzeichnungen erfolgen oder ein ordnungsgemäßes Kassenbuch geführt wird. Hierbei werden die Kasseneinnahmen durch einen fortlaufend nummerierten Kassenbericht nachgewiesen. 

Hinweis LHP Rechtsanwälte: Tageskasseneinnahmen müssen nachvollziehbar sein

Ein Kassenbuch muss unbedingt in der Weise geführt werden, dass das Zustandekommen der erklärten Tageskasseneinnahmen nachvollziehbar ist. Hierzu gehört, dass die jeweilige Tageseinnahme durch Auszählung und durch retrogerade Berechnungen ermittelt wird. Dies muss grundsätzlich am Ende des Geschäftstages geschehen. Ausnahmen wurden von der Rechtsprechung nur äußerst selten anerkannt. Die Auszählung des Geldbestandes am Ende des Geschäftstages sollte empfehlenswerter Weise durch ein Zählprotokoll geschehen. Der Kassenbericht ist fortlaufend zu nummerieren.

In der Praxis sehen wir immer wieder, dass offene Ladenkassen leider nicht so geführt worden sind, dass sie den Anforderungen der Rechtsprechung genügen. Dies kann im Extremfall dazu führen, dass durch die Betriebsprüfung/Steuerfahndung Sicherheitszuschläge und Hinzuschätzungen erfolgen. Wenn Schätzungen drohen, empfehlen wir, rechtzeitig mit einem Rechtsanwalt, Steuerberater oder Fachanwalt für Steuerrecht über mögliche Gegenargumente zu sprechen. Denn eine Schätzung darf nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) nicht ins Blaue hinein erfolgen,  sondern muss sich an der Realität und den betrieblichen Gegebenheiten orientieren.

Hinweis LHP Rechtsanwälte: Korrekte Kassenführung - Vertrauensschutz

Nur eine ordnungsgemäße Kassenführung gewährleistet den Vertrauensschutz gem. § 158 Abgabenordnung (AO). Nur dann genießt eine Gewinnermittlung insoweit die Vermutung der Richtigkeit. Ansonsten müssen unter Umständen Hinzuschätzungen des Betriebsprüfers einkalkuliert werden. Hinsichtlich einer Schätzungsbefugnis dem Grunde und der Höhe nach kann im Einzelfall Einspruch gegen die Bescheide eingelegt werden.

b. Einsatz von Registrierkassen und PC-gestützten Kassensystemen

Bei einem Einsatz dieser Kassensysteme werden die einzelnen Eingaben im Zeitpunkt der Registrierung von Umsätzen erfasst. Zahlreiche Eingaben betreffen hierbei betriebswirtschaftliche Ziele. Dies kann beispielsweise bestimmte Warengruppen, Mitarbeiter oder Arbeitszeiten betreffen. Aus Sicht der Finanzverwaltung haben jedoch alle Einzeldaten eine steuerliche Bedeutung. Der Betriebsprüfer wird daher davon ausgehen, dass alle Aufzeichnungen für Besteuerungszwecke relevant sind und daher ein Zugriff durch den Betriebsprüfer in elektronischer Form möglich sein muss. Die Eingaben einzelner Registrierungen müssen dabei ab dem 01.01.2017 durch ein elektronisches Journal gespeichert werden. Sämtliche Daten dürfen bei Tagesabschluss nicht mehr gelöscht werden. Alle Einnahmen müssen unveränderbar in einer elektronisch auswertbaren Form aufbewahrt und dem Betriebsprüfer auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden. Der Inhalt des Journals ist jedoch nicht vorgeschrieben.

Weiterhin werden protokolliert: Zugriffe auf die Programmierebene, An- und Abmeldungen von Bedienern, Stornos und Preisänderungen. Die Geräte sind meistens weitgehend programmierbar. Auch wenn der Unternehmer nicht alle Fähigkeiten kennt, so ist dem Finanzbeamten bekannt, dass Dienstleister entsprechende Programmierungen anbieten. Nicht alle Programmierungen sind jedoch zulässig. Dies weckt naturgemäß Misstrauen bei Betriebsprüfern, welche mittlerweile ein besonderes Augenmerk auch auf die Prüfung der Kassenprogrammierung werfen. Ebenfalls ab dem 01.01.2017 müssen mithin alle Aufzeichnungen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Hierbei müssen die Einsatzorte und -zeiträume der Kassen sowie die unbaren Zahlungsarten (EC-Karte, Lastschrift oder Kreditkarte) dokumentiert werden. Fehlen hingegen die aufbewahrungspflichtige Betriebsanleitung und die aufbewahrungspflichtigen Protokolle nachträglicher Programmänderungen, stellen diese einen formellen Mangel dar, was die Finanzämter zu einer Schätzung berechtigt.

c. Einsatz von PC-Kassensystemen

Im Unterschied zu Registrierkassen und PC-gestützten Kassensystemen können PC-Kassensysteme auf üblichen PC-Geräten genutzt werden. Hingegen sind die oben genannten PC-gestützten Kassensysteme so genannte Eigenentwicklungen der Kassenanbieter. Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass beim Einsatz von PC-Kassensystemen die Einzeldaten in der elektronischen Datenbank erhalten bleiben und nicht durch Abfragen gelöscht werden. Demgegenüber ist es beim Einsatz von Registrierkassen und PC gestützten Kassensystemen üblich, dass die Anfragen im Abfragemodus Z die Einzeldaten anschließend löschen. Die Anfrage Z bedeutet die Abfrage des Berichtspeichers mit anschließender 0 Stellung des Speichers. Vielen Unternehmern ist dieses Stichwort ein Begriff aus Betriebsprüfungen. Denn die fortlaufenden Z-Abfragen werden von Betriebsprüfern grundsätzlich angefragt. Beim Einsatz von PC-Kassensystemen geht der Prüfer davon aus, weil er aufgrund der technischen Gegebenheiten annimmt, dass die Einzeldaten nicht gelöscht werden. 

Hinweis LHP Rechtsanwälte: Überprüfung der elektronischen Kassensysteme

Besitzer elektronischer Kassen sollten mit ihrem Rechtsanwalt, Steuerberater oder Fachanwalt für Steuerrecht klären, ob das von ihnen verwendete elektronische Kassensystem die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Wenn nicht, sollten bis 01.01.2017 die elektronischen Kassensysteme entsprechend der Anforderungen angepasst oder ansonsten ausgetauscht werden.

Hinweis LHP Rechtsanwälte: Möglichkeit des Wechsels zu offener Ladenkasse

Zu beachten ist, dass Unternehmern weiterhin die Möglichkeit bleibt, zu einer offenen Ladenkasse zu wechseln, da die genannten Anforderungen nur bei der Verwendung elektronischer Kassensysteme gelten. Der Wechsel ist in der Regel jedoch nur in einzelnen Fällen sinnvoll und sollte ggf. besprochen werden.

Hinweis LHP Rechtsanwälte: Strenge Verwaltungsvorschrift aus NRW

Mit Verfügung v. 28.7.2015 hat die OFD NRW zur Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht der digitalen Grundaufzeichnungen (§ 238 HGB, §§ 140, 145 bis 147 AO) Stellung genommen. Der BFH hatte mit weitgehend inhaltsgleichen Urteilen v. 16.12.2014 die Ansicht der Verwaltung bestätigt, dass die zu den einzelnen Geschäftsvorfällen bei Einsatz eines PC-Kassensystems erfassten und gespeicherten Einzeldaten aufbewahrungspflichtige digitale Grundaufzeichnungen gem. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind (BFH v. 16.12.2014 – X R 42/13). Der BFH bestätigte die Pflicht zur Einzelaufzeichnung jedenfalls für den Einsatz moderner PC-Kassensysteme, da diese hierzu technisch in der Lage seien. Mit der Verfügung vom 28.7.2015 setzt die OFD NRW diese Rechtsprechung um und weist die Betriebsprüfer an, das Thema Kassen besonders genau zu prüfen. Dies gilt sogar für laufende Betriebsprüfungen und selbst dann, wenn bereits eine Schlussbesprechung stattgefunden hat.

Unser Rechtsanwalt Dirk Beyer gibt hierzu Praxishinweise aus Unternehmersicht in der Fachzeitschrift AO-StB 12/2016, S. 351.

Hinweis LHP Rechtsanwälte: Geplante Neuregelungen ab dem Jahr 2019

Unternehmer sollten beachten, dass die gesetzlichen Vorgaben an elektronische Kassensysteme für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2019 beginnen, noch nicht feststehen (vgl. zu den geplanten Neuregelungen 3.). Mithin ist es möglich, dass jetzt angepasste oder neu angeschaffte Kassensysteme ab 2019 nicht mehr dem geltenden Recht genügen. So könnten dem Unternehmer weitere Umrüstungs- oder Neuanschaffungskosten entstehen. Sinnvoll erscheint es –von einzelnen Fällen einer offenen Ladenkasse abgesehen – das jeweilige elektronische Kassensystem so umzurüsten, dass es den Anforderungen der für 2019 geplanten Neuregelungen genügt. Möglicherweise lassen sich auch beim Hersteller bereits Systeme erwerben, die entsprechend leicht umgerüstet werden können. Es empfiehlt sich daher, Rücksprache mit dem Hersteller zu nehmen.

2. Abwehr von Schätzbescheiden der Betriebsprüfung

LHP Rechtsanwälte, Steuerberater und Fachanwälte für Steuerrecht kennen aus der Praxis die Unsicherheiten von Unternehmern im Zusammenhang mit der Kassenführung. Droht eine Schätzung, so sollte eine Schätzungsabwehr besprochen werden. Hierzu prüfen wir, ob die Betriebsprüfung zu Recht wesentliche Mängel bei der Kassenführung beanstandet. Sollte dies der Fall sein, bedeutet dies jedoch nicht automatisch, dass eine  Befugnis zur Schätzung besteht, wenn die Gewinnermittlung jedenfalls materiell rechtlich (der Höhe nach) zutreffend ist. Denn eine Schätzung muss realitätsgerecht sein. Insofern sollten Unternehmer nicht vorzeitig die Flinte ins Korn werfen. Im Einzelfall bietet sich zunächst eine Erstberatung zur Schätzungsabwehr an. Nutzen Sie die Erfahrung unserer Steueranwälte in diesem Bereich. 

3. Beschlossene Neuregelungen

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sind zahlreiche Neuregelungen beschlossen wurden. Die ursprünglich für den 10.11.2016 geplante 2. Und 3. Lesung des Gesetzesvorhaben im Bundestag, wurde nun am 28.12.2016 verkündet und ist am 29.12.2016 in Kraft getreten. Jeder Unternehmer sollte daher die Änderungen im Blick behalten. Zu den beschlossenen Änderungen gehören u.a. folgendes:

a. Neues Zertifizierungsverfahren für elektronische Aufzeichnungssysteme

Die Einzelaufzeichnungspflicht der elektronischen Grundaufzeichnungen wurde im § 146 Abs. 1 S. 1 AO klargestellt. Hiernach sind Buchungen und sonstige erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen. Diese Einzelaufzeichnungspflicht gilt grundsätzlich sowohl für jeden Geschäftsvorfall als auch für jeden anderen Vorgang. Bei einem anderen Vorgang handelt es sich um einen Prozess, der nicht zu einem Geschäftsvorfall geführt hat, aber einen Prozess im Unternehmen darstellt, wie z.B. erstellte Angebote oder Stornierungen. Eine Ausnahme besteht jedoch aus Zumutbarkeitsgründen bei Barverkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen, es sei denn der Steuerpflichtige verwendet ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146 a AO (vgl. hierzu. § 146 Abs 1 S. 1,2 und 3 AO sowie die Aufführungen zu den verschiedenen Kassensystemen unter 1.) Wer ein entsprechendes elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, muss darüber hinaus ab dem 01.01.2020 die digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die ein systemintegriertes Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine einheitliche digitale Schnittstelle enthält, schützen. Als Erleichterung können jedoch für alle ab dem 25.11.2010 erworbenen Kassensysteme, die bauartbedingt bis 2020 nicht auf die Anforderungen des neuen Kassengesetzes umgerüstet werden können, bis zum 31.12.2022 weiterverwendet werden. Ebenfalls wird die Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen, durch eine ab dem 01.01.2020 geltende Belegausgabepflicht sowie Meldepflicht gegenüber dem Finanzamt, verschärft. Letztere Meldepflicht beinhaltet eine auf einem amtlichen Vordruck vorzunehmende Mitteilung an das zuständige Finanzamt über die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen. Im allgemeinen soll sichergestellt werden, dass digitale Grundaufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert werden können. Flankiert werden die neuen Aufzeichnungspflichten von der nachfolgend erläuterten Kassen-Nachschau sowie durch Bußgeldtatbestände, die als Steuergefährdung nach § 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 4, 5 AO geahndet werden können. Es wurde jedoch keine Pflicht zum Einsatz von elektronischen Aufzeichnungssystemen geschaffen, so dass die Nutzung einer offenen Ladenkasse weiterhin uneingeschränkt möglich ist.

b. Einführung einer Kassen-Nachschau

Ab dem 01.01.2018 wird die sogenannte Kassen-Nachschau im Rahmen des § 146b AO eingeführt. Hiernach ist ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben erlaubt. Eine solche Kassen-Nachschau stellt ein neues, eigenständiges Instrument zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte dar. § 146b gilt sowohl für elektronische Registrierkassen als auch für die offene Ladenkasse. Hierzu dürfen die Finanzbeamten während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten. Es kann bei einer Kassen-Nachschau ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer regulären Außenprüfung übergegangen werden.

c. Erweiterte Sanktionierung von Verstößen

Zur Ahndung von Ordnungswidrigkeiten wurde der Steuergefährdungstatbestand des § 379 Abs. 1 AO betreffend der elektronischen Aufzeichnungssysteme ergänzt. Demnach kann es bei Pflichtverstößen bei keiner oder nicht richtiger Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems, bei keinem oder nicht richtigem Schutz eines elektronischen Aufzeichnungssystems durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung sowie dem gewerbsmäßigen Bewerben oder In-Verkehr-Bringen der zuvor genannten Systeme/Software ab dem 01.01.2020 zu einer Geldbuße von bis zu € 25.000,00 kommen.

Die Steueranwälte von LHP behalten für ihre Mandanten die weitere Entwicklung im Blick und beraten gerne im Einzelfall. Kommt es zu einer Betriebsprüfung, steht LHP betroffenen Unternehmern zur Seite. Selbstverständlich ist LHP auch zusätzlicher Berater/Verteidiger neben dem laufenden Steuerberater des betroffenen Unternehmens bei Bedarf tätig.

• Kassenführung offene Ladenkasse
• INSIKA Verfahren bei Registrierkassen
• Selbstanzeige nach Prüfungsanordnung bzw. vor Betriebsprüfung